KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Makalah
Disusun Guna Memenuhi Tugas
Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran I
Dosen Pengampu : Fatkhuroji, M.pd
Disusun oleh:
1. Afifatul Iklimah (1403036006)
2. Intan Adetya Arifin (1403036016)
3. Ahmad Miftakhus Surur (1403036008)
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO
SEMARANG
2014
I. PENDAHULUAN
Dengan berkembangnya teknologi saat ini, berbagai kegiatan dalam kehidupan sehari-sari tidak lepas akan komunikasi dan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi atau suatu lembaga, computer merupakan sarana dalam menciptakan dan mengembangkan suatu sistem informasi dan komunikasi yang handal.
Komunikasi berasal dari istilah communication yang berasal dari bahasa latin yang berarti pemberitahuan atau pertukaran. Komunikasi adalah suatu pemindahan makna atau pemahaman dari pengirim kepada penerima, di dalamnya terdapat tiga bagian penting komunikasi yang efektif yaitu pengirim, penerima, dan keberhasilan pengiriman. Dengan komunikasi merupakan salah satu bentuk upaya untuk menghindari adanyakesenjangan sehingga pihak-pihak yang terlibat saling dekat dan akrab yang satu dengan yang lainnya,itulah hakikat komunikasi.
II. RUMUSAN MASALAH
A. Bagaimana pentingnya komunikasi yang baik di tempat kerja?
B. Apa perbedaan pokok komunikasi formal dan informal?
C. Bagaimana proses komunikasi itu?
D. Apa saja delapan hambatan komunikasi antar manusia dalam organisasi
III. PEMBAHASAN
A. Pentingnya Komunikasi di Tempat Kerja
Sebuah perusahaan dimana tidak ada berbagi informasi antara dua atu lebih individu,maka pemborosan maka pemborosan sumber data akan sering timbul. Untuk menghindari ini, komunikasi yang efektif di tempatkerja harus didorong untuk keberhasilan perusahaan secara menyeluruh.
Peranan komunikasi antara lain, yaitu:
1. Menciptakan kepuasan kerja
Peruysahaan wajib mendoroing korespondensi terbuka dan mudah antara senior dan bawahan. Jika lingkungan kerja ramah dimana bawahan didorong untuk mengkomunkikasikan ide-ide mereka kepada manajer mereka mengenai pekerjaan terkait, dan umpan balik mereka diberilkan pertimbangan, akan memotifasi karyawan untuk bekerja lebih baik dan membuat mereka dihargai dalam perusahaan. Dengan demikian, komunikasi yang efektif ditempat kerja membantu dalam membangun loyalitas dan kepercayaan yang akhirnya menghasilkan kepuasan kerja yang lebih besar.
2. Menyelesaikan konflik
Komunikasi yang terbuka ditempat kerja dapat membantu mencegah dan menyelesaikan konflik. Misalnya, jikla duys karyawan memiliki ketidak setujuan atas bebrapa masalah, maka konflik tersebut diselesaikan mlalui diskusi bersama.
3. Meningkatkan produktifitas
Komukasi yang efektif ditempat kerja adalah hal yang paling penting bagi keberhasilan dan kegagalan sebuah perusahaan. Perusahaan memiliki seperangkat tujuan yang jelas, tujuan dan visi. Manajer harus dapat menjelaskan kepada karyawannya tujuan ttersebut dan memastikan bahwa semua anggota timnya bekerja menuju tujuan yang sama. Dia juga perlu mengkomunikasikan kepda karyawannya akn pekerjaan, tanggung jawab, dan tugas mereka. Jika manajer jelas dalm komunikasi, para bawahan akan tau persisi apa yang perusahaan ingin dan dengan demikian, akan mampu memberikan yang sama untfuk yang terbaik dari kemampuan mereka. Dengan demikian, pentingnya kterampilan komunikasi dapat dinilai darai partai yang mengarah kearah yang lebih baik dan meningkatkan produktifitas kerja.[1]
B. Perbedaan Komunikasi Formal dan Informal
| Formal | Informal |
| Komunikasi yang sudah di rencanakan masing-masing bagian ( surat, e-mail, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi. | Komunikasi yang sudah di rencanakan dengan pihak luar (surat, laporan. pidato, memo, website maupun press release). |
| Komunikasi kasual yang terjadi antar anggota organisasi ( e-mail, face to face, telepon ) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi. | Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (e-mail, face to face, telepon)[2] |
C. Proses Komunikasi
| Tahap 1 pengirim mempunyai ide |
| Tahap 2 Pengirim menyandikan ide |
| Tahap 3 Pengirim mempunyai pesan |
| Tahap 6 Penerima mengirim balasan |
| Tahap 5 penerima menggunakan pesan |
| Tahap 4 penerima menerima pesan |
| Channel dan media |
1. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya
2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan(tulisan, ekspresin wajah, isyarat gerak), panjang,organisasi,nada,dan tipe yang semuanya tergantung pada audiens diri maupun mood pengirim
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi(verbal atau non verbal,bicara atau tertulis) dan media (telepon,surat,memo,e-mail,laporan tau face to face).yang tergantung pada pesan,lokasi audiens,kebutuhan akan kecepakatan diterima ,dan formalitas yang dibutuhkan. Penerima mendapatkan pesan.agar komunikasi terjadi,penerima harus mendapatkan pesan jika kita mengirim surat,penerima harus menerima suratnya terlebih dahulu dan seba
4. Penerima menguraikan pesan,dengan memahami pesan yang di sampaikan dan menyimpannyadi pikirannya,jika mereka telah memahami dengan benar pesan yang di sampaikan ,dengan arti yang sama sesuai dengan yang di maksud pengirim.
5. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi evektifitas dari pesan (komunikasi yang telah lakukan).jika mereka belum mengerti kita harus menjelaskan hingga mengerti.
D. Delapan Hambatan Komunikasi antarManusia dalam Organisasi
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah sebagai berikut(1992,p.10-11) :
1. Status effect
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh: pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.
4. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
5. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
6. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
7. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
8. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.
Berikut ini adalah macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
a. Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan disampaikan.
b. Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb.
c. Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan.
d. Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami perubahan.
e. Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan.
f. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
g. Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam organisasi.
Dari berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi itu tidak mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam organisasi dan dalam aktivitas lainnya. Tetapi hambatan tersebut bukanlah menjadi satu-satunya penghambat dalam organisasi. Untuk memecahkan masalah hambatan tersebut diatas berikut ini diurakian cara mengatasi hambatan komunikasi :
1.) Memerikan umpan balik atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan pada seseorang untuk menyampaikan informasi dan gagasannya sehingga tercipta komunikasi 2 (dua) arah.
2.) Mengenai si penerima berita yaitu mengenali latar belakang , pendidikan serta kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesa
3.) Susunlah secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut harus disampaikan dan kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.
Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi[3]
IV. KESIMPULAN
Sebuah perusahaan dimana tidak ada berbagi informasi antara dua atu lebih individu,maka pemborosan maka pemborosan sumber data akan sering timbul. Untuk menghindari ini, komunikasi yang efektif di tempatkerja harus didorong untuk keberhasilan perusahaan secara menyeluruh.
Peran komunikasi:
1. Menciptakan kepuasan kerja
Peruysahaan wajib mendoroing korespondensi terbuka dan mudah antara senior dan bawahan. Jika lingkungan kerja ramah dimana bawahan didorong untuk mengkomunkikasikan ide- ide mereka kepada manajer mereka mengenai pekerjaan terkait, dan umpan balik mereka diberilkan pertimbangan, akan memotifasi karyawan untuk bekerja lebih baik dan membuat mereka dihargai dalam perusahaan. Dengan demikian, komunikasi yang efektif ditempat kerja membantu dalam membangun loyalitas dan kepercayaan yang akhirnya menghasilkan kepuasan kerja yang lebih besar.
2. Menyelesaikan konflik
Komunikasi yang terbuka ditempat kerja dapat membantu mencegah dan menyelesaikan konflik. Misalnya, jikla duys karyawan memiliki ketidak setujuan atas bebrapa masalah, maka konflik tersebut diselesaikan mlalui diskusi bersama.
3. Meningkatkan produktifitas
Komukasi yang efektif ditempat kerja adalah hal yang paling penting bagi keberhasilan dan kegagalan sebuah perusahaan. Perusahaan memiliki seperangkat tujuan yang jelas, tujuan dan visi. Manajer harus dapat menjelaskan kepada karyawannya tujuan ttersebut dan memastikan bahwa semua anggota timnya bekerja menuju tujuan yang sama. Dia juga perlu mengkomunikasikan kepda karyawannya akn pekerjaan, tanggung jawab, dan tugas mereka. Jika manajer jelas dalm komunikasi, para bawahan akan tau persisi apa yang perusahaan ingin dan dengan demikian, akan mampu memberikan yang sama untfuk yang terbaik dari kemampuan mereka. Dengan demikian, pentingnya kterampilan komunikasi dapat dinilai darai partai yang mengarah kearah yang lebih baik dan meningkatkan produktifitas kerja
V. PENUTUP
Alhamdulillah makalah yang kami susun telah selesai,semoga dapat bermanfaat bagi pembaca dan kita semua . makalah kami ini masih banyak kekurangan dan kesalahan kiranya pembaca memberikan kritik dan saran agar menjadi acuan untuk lebih baik makalah selanjutnya.kurang lebihnya kami ucapkan terima kasih.
DAFTAR PUSTAKA
Sukoco,Badri Munir. 2007, Menejemen Administrasi Perkantoan Modern, jakarta: Erlangga
Komariah,aan. 2010. Administrasi pendidikan, Bandung: Alfabeta
Pidarta,made. 2004. Manajemen Pendidikan indonesia, jakarta: Rineka cipta.
0 komentar:
Post a Comment